Equipe projet en plein travail autour d'une table

Bien souvent, les projets digitaux sont gérés par un seul service, lui-même oeuvrant dans une organisation en silo. La portée transverse étant sous-estimée, le risque de goulot d'étranglement en fin de projet devient réel, générant des retards incontrôlables et rendant la roadmap intenable.

Dans ce cas de figure, Il serait intéressant de mettre en place une organisation en étoile grâce à une conduite du changement rapide et efficace.

Qu’est ce qu’une organisation en silo ?

L'organisation en silos est un cloisonnement organisationnel qui génère quelques problématiques comme :

  • Le manque de communication
  • La faible collaboration
  • Des barrières de management
  • Un manque d’efficacité
Organisation en silos

Le projet sera géré par un seul service qui aura finalement du mal à :

  • Coordonner toutes les parties prenantes
  • Faire adhérer au projet
  • Transmettre des informations
  • Optimiser le temps de réunion
  • Obtenir les validations à temps
  • Déceler des problèmes sur le produit
  • Aligner tout le monde sur les mêmes objectifs
Projet situé dans une organisation en silo

En revanche, qu’est ce qu’une organisation en étoile ?

Une organisation en étoile est une structure où chaque intervenant du projet se trouvera au même niveau et pourra prendre part à la vie du projet.

Cela permet :

  • Une communication renforcée
  • Une collaboration étroite
  • La transversalité des échanges
  • De clarifier le rôle de chacun
  • Une efficacité maximale
Organisation en étoile

Ici, le projet est mis au centre de l’attention et toutes les problématiques de l'organisation en silo sont résolues. Ceci permettra donc :

  • Une meilleure coordination
  • Une adhésion forte au projet de la part de chaque service
  • De la fluidité dans la transmettre d' informations
  • L'optimisation des temps de réunion
  • Des décisions plus rapide
  • Une identification anticipée des problèmes
  • Une vision commune et un alignement++ des équipes
Projet situé dans une organisation en étoile

Mais comment transformer l’organisation projet ?

Passage d'une organisation en silo à une organisation en étoile

1. Nommer un chef de projet

C’est lui qui va gérer toute l’organisation de celui-ci. Il va pouvoir :

  • Récupérer le besoin
  • Assimiler toutes les informations
  • Désigner tous les intervenants
  • Organiser toutes les réunions
  • Proposer une roadmap théorique
Ajout du chef de projet dans une organisation en étoile

2. Définir l'ensemble des intervenants

Lister les personnes qui vont :

  • Décider & trancher
  • Avoir la vision du produit
  • Réaliser le produit
  • Tester le produit
  • Utiliser le produit
Ajout de tous les intervenants dans une organisation en étoile

3. Mettre en place des COPILs

Le chef de projet organisera un comité de pilotage minimum 1 fois par mois afin de faire le point sur l'ensemble des points clés du projet. Afin que cette réunion soit la plus efficace possible, il faudra nécessairement respecter les points suivants :

  • Préparer l’ordre du jour en amont
  • Le décideur doit être présent à chaque COPIL
  • Reparler des sujets du COPIL précédent en attente de résolution
  • Faire un point sur la Roadmap
  • Identifier les blocages
  • Ecrire le compte rendu en live, projeté en direct auprès de tous les convives

4. Organiser le prochain COPIL

Ne perdez par de temps. A la fin de cette réunion, enchainez avec les actions suivantes :

  • Envoyez le CR à tous les participants
  • Bookez directement le prochain COPIL avec tout le monde pour vous assurer de la disponibilité de chacun

5. Et enfin, organisez les points stratégiques

Pendant le COPIL, si vous l'on vous a rapporté des blocages, prévoyez, si nécessaire, des réunions dédiées pour :

  • Mieux comprendre la problématique techniques, opérationnelles ou organisationnelles
  • Proposer des solutions le plus rapidement possible
  • Négocier/challenger les choix qui s'offriront à vous

Cet article a été écrit le 17 juin 2024. Il est classé dans la catégorie stratégie organisationnelle.

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